✅ El PROTOCOLO FAMILIAR: GUÍA 10 CLAVES QUE DEBES SABER

¡Hola a todos!👋

¿Cómo estáis? Encantado de saludaros nuevamente 😉

Seguramente en estos últimos tiempos tan revueltos que estamos viviendo, has escuchado alguna noticia sobre el PROTOCOLO FAMILIAR y la importancia que tiene para las EMPRESAS FAMILIARES y su continuidad. 

¿Te suena? 👨‍👨‍👦‍👦

Aunque para muchos aún resulta un gran desconocido, debido a la creciente popularidad de esta herramienta, que cada vez va logrando una mayor importancia e implantación en España y en los países latinos, hemos decidido acercar las diferentes claves y ventajas que puede aportar a tu empresa este recurso tan útil.

🔵🔵 Si quieres saber todas las clave del Protocolo Familiar en la Empresa Familiar,

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En este artículo en el que tengo la suerte de estar acompañado de mi compañero y amigo Juan Andrés de la Fuente, Consultor de Empresas Familiares en Uruguay y Argentina, vamos a plasmar de forma resumida y práctica, algunos de los aspectos principales del Protocolo Familiar.

Citaremos algunos ejemplos de éxito, conociendo qué nos puede aportar en nuestro propio negocio una herramienta de este tipo y compartiremos algunas CLAVES, RECURSOS GRATUITOS Y CONSEJOS PRÁCTICOS, que comentaremos a lo largo del artículo. ¡Así que no te los pierdas!

♦️¿Quieres conocer cómo puede ayudarte el Protocolo Familiar en la empresa familiar?♦️

¡Pues empezamos!

👉 ¿Qué es un Protocolo Familiar?: Definición

Ahora más que nunca necesitamos la estabilidad y continuidad de nuestras empresas que tanto están sufriendo por la crisis sanitaria y por ello, el Protocolo Familiar se presenta como una salvaguarda para muchas de las Empresas Familiares de nuestro país hoy en día.

Esta herramienta, mediante el proceso de realización, trata de dejar definidos los principios básicos de funcionamiento y relación entre Familia y Empresa, y crear un marco de actuación definido con el objetivo de prevenir futuros conflictos y aportar seguridad a las Empresas Familiares y a sus miembros a la hora de afrontar el futuro con garantías.

Son numerosos los conflictos que podemos encontrar en las empresas familiares relacionados con el Relevo generacional, posibles diferencias entre familiares, los tratos de favor…etcétera, y por ello, dejar pactado en un documento cómo afrontar estas situaciones puede ser determinante para lograr el éxito o el fracaso en una Empresa Familiar.

Una definición breve de Protocolo Familiar puede ser aquella que lo concibe como un documento en el que se establecen las reglas que regirán las relaciones entre la familia y la empresa.

Desde esa perspectiva, muchos centran el concepto de Protocolo Familiar en el documento, una visión simplificada con un foco estrictamente legal, donde es el documento el que debe contener las normas necesarias para dar solución jurídica y fiscal a las necesidades de la familia y empresa. Pero,

🔵 ¿Este documento tiene verdadera eficacia por sí mismo? ¿Nos debemos quedar ahí?

Dicha óptica, desde nuestro punto de vista no es suficiente para entender qué es un Protocolo Familiar, por lo que es necesario cambiar el foco y centrarlo en el Proceso. 

En este sentido, un Protocolo Familiar es una forma de encarar las necesidades de la familia y la empresa para prever sobre las cuestiones relevantes que atañen a la misma. Un proceso que posibilita la comunicación familiar, la planificación y la toma de decisiones y se centra en clarificar las expectativas que los distintos interesados puedan tener en temas que en muchas ocasiones son difíciles de afrontar en las empresas familiares.

Más allá de las implicaciones jurídicas del documento (que es la conclusión del proceso), en el Protocolo Familiar intervienen multitud de aspectos emocionales, patrimoniales, estratégicos y empresariales, que exigen un enfoque amplio y multidisciplinar.

🔵 ¿Cuál podría ser una buena definición de Protocolo Familiar?

Entendemos que una definición de Protocolo Familiar acertada podría ser la de un proceso de comunicación familiar por el cual, una familia empresaria consensúa las normas que han de regir las relaciones entre la empresa, su propiedad y la familia, siendo el documento sólo la materialización de los acuerdos alcanzados en el proceso.

👉 ¿Cuál es el objetivo del Protocolo Familiar? ¿Para qué sirve?

Claramente, uno de los objetivos de una Empresa Familiar es la continuidad, y más allá de los distintos elementos que puedan aportar las definiciones que de ellas existen, la continuidad generacional y el mantenimiento de la propiedad, gobierno y gestión en manos de la familia es el objetivo estratégico deseado en conjunto por los fundadores y sucesores.

El objetivo del Protocolo Familiar no es otro que el de facilitar las condiciones para que se cumpla el objetivo de la empresa familiar. En vista de ello, es fácil determinar para qué sirve un Protocolo Familiar;

🔵 OBJETIVO DEL PROTOCOLO FAMILIAR:

Facilitar los grandes objetivos estratégicos de la familia y del negocio ✔️✔️

En las Empresas Familiares, a diferencia de las que no lo son, entran en contacto dos sistemas muy diferentes, que se manejan con valores y principios distintos. De ese hecho surgen las particularidades de las Empresas Familiares.

Mientras en la familia encontramos valores que se basan en las relaciones personales como la seguridad, igualdad, afecto o apoyo, en el sistema empresarial las relaciones son de origen contractual y los valores se alinean al interés económico o la obtención de resultados.

Para que se cumpla el objetivo de la empresa familiar hay que gestionar eficazmente los dos ámbitos, el familiar y el empresarial, fijando sistemas y estructuras que aseguren la continuidad del proyecto familiar empresarial, a la vez que se mantiene a la familia unida y comprometida con el mismo, siendo el Protocolo Familiar la herramienta ideal para conseguir estos objetivos; 

👉 Ventajas y desventajas : ¿Por qué es recomendable para tu Empresa Familiar?

Implicarse en un Proceso de Protocolo Familiar es una importante decisión que debe tomarse muy en serio y para la que hay que estar bien informado. Por ello, vamos a realizar un pequeño análisis sobre ventajas y desventajas de un Protocolo Familiar que esperamos que pueda ser de utilidad para tu situación:

🔵 ¿Cuáles son las ventajas del Protocolo Familiar?

• Dota a la familia de mecanismos, estructuras y herramientas para facilitar el cumplimiento de sus objetivos estratégicos, entre los que destaca la continuidad generacional ✔️

• Crea un espacio para la reflexión familiar, la selección de los valores clave para la empresa familiar, la coordinación de expectativas, la solución de dudas o temores, permitiendo fundar un compromiso a largo plazo de la familia para con la empresa ✔️

• Por medio de la intervención de expertos asesores se pueden tratar temas sensibles, que de otra manera difícilmente se tratarán, haciéndolo de forma conciliadora, constructiva y neutral, ayudando a la familia a tomar por sí mismas la mejor solución ✔️

• Acostumbra a la familia empresaria a una nueva forma de funcionar, a través de marcos de comunicación clara y fluida, accionistas bien formados e informados y una gestión profesionalizada ✔️

• Es una herramienta que permite prevenir conflictos y prever soluciones, logrando que la familia empresaria se anticipe a los escenarios potencialmente conflictivos. Clave para resolver problemas en las empresas familiares. (Más info) ✔️

• Sirve para planificar el relevo generacional en todas sus fases (propiedad, gestión y gobierno), dando respuesta a grandes cuestiones como la preparación de los sucesores, los criterios para su selección, la designación de líderes, y los momentos en que han de darse los traspasos, entradas y salidas. Sin duda, uno de los aspectos más complicados a tratar en las Empresas Familiares ✔️

• Admite la adhesión al Protocolo Familiar y sus normas, no solo a los familiares accionistas, sino también a todos los familiares que aún no lo son, lo que hace al Protocolo Familiar un documento más integral que un acuerdo de accionistas ✔️

🔵 Desventajas: ¿Existe alguna?

• Redactar un documento que, aunque técnicamente correcto, no haya sido precedido de un debate y una reflexión por parte de la familia, aunque lleve el nombre de Protocolo Familiar, no será efectivo para el grupo, ya que ninguna utilidad hallará en él y puede ser incluso contraproducente en momentos de alta conflictividad.

🔴¡Cuidado con este aspecto!

Si ya tienes uno, trata de actualizarlo y seguir los pasos que estamos comentando en este documento.🔴

• Concebirlo como un proceso de Resolución de Conflictos, acudiendo al Consultor de Empresas Familiares cuando el conflicto en la familia ha hecho saltar las relaciones por los aires. Realmente, ese es uno de los peores momentos para iniciar este tipo de procesos, ya que el aspecto emocional cobra un papel clave y no se toman decisiones de forma adecuada si no se cuentan con expertos especializados en gestión de conflictos.

• Considerar al Protocolo Familiar como algo estático, olvidando que debe evolucionar junto a las realidades de la familia y empresa para dar respuesta a sus cambiantes necesidades.

▶️ Las mencionadas desventajas del Protocolo Familiar no son realmente tales, dado que solo son riesgos o consecuencias de una “mala praxis” en su elaboración o puesta en marcha.

En ningún caso estarán presentes en un Protocolo Familiar que cuente con las medidas necesarias que estamos compartiendo y sea coordinado por un equipo de profesionales cualificados.

Aunque podríamos continuar con la lista de ventajas y desventajas, podemos vislumbrar por qué es recomendable hacer un Protocolo Familiar, ya que sus ventajas superan ampliamente las potenciales desventajas.

▶️¿Tú cuál opinas que es la más importante? ¿Nos hemos olvidado de alguna?

👉 Características Principales: 6 Claves que debes saber

Para la realización de un Protocolo Familiar o “Family Constitution”, como se le denomina en la cultura anglosajona, debemos tener presente ciertas características que deben ser observadas si queremos realizar un Protocolo Familiar que ofrezca garantías a nuestra empresa familiar:

• Protocolo Familiar como Proceso: 

Como ya hemos comentado anteriormente, la verdadera importancia del Protocolo Familiar y donde realmente puede desplegar todo su potencial se encuentra en el proceso de realización y no en la elaboración del documento según las indicaciones que haga el fundador u otro familiar de acuerdo con su perspectiva. 

Estas formas de proceder centradas exclusivamente en el Protocolo como documento están abocadas al fracaso y hacen que el Protocolo Familiar pierda su esencia. Por esta razón, de nada sirve utilizar modelos que encuentres por internet ni intentar adaptar los que puedan servirle a otras Empresas que de tu entorno. Quédate con la importancia del proceso.

• Participación y Compromiso grupal: 

El proceso debe contar necesariamente con la participación y el compromiso de todos los integrantes de la Empresa Familiar y la implicación de las personas importantes para ellas (pasadas, presentes y futuras). Es importante no apartar a personas que a simple vista parece que no van a ser claves para la Empresa. Hay que crear un espacio idóneo para escuchar a todos los implicados, se sienta a gusto y que puedan compartir su punto de vista. 

En la misma línea, es esencial no ocultar este tipo de procesos a los integrantes de la Familia. Contar con el apoyo de todos los miembros, incluidos los familiares políticos, es crucial para la buena ejecución de los protocolos familiares. Las ganas de crecer y el compromiso de las partes serán los grandes impulsores del proceso.

• Necesidad de ayuda externa de profesionales especializados en la materia: 

Para la realización de este tipo de procesos es altamente recomendable contar con un equipo multidisciplinar y especializado en el ámbito de la Empresa Familiar. Profesionales con habilidades como las que comentaremos más adelante, que hagan un trabajo con las mayores garantías de imparcialidad, integridad y confidencialidad, velando siempre por el beneficio del grupo familiar.

• Proceso de acompañamiento: 

La labor del profesional no será la de actuar como árbitro, juez o encargado de dictar las reglas del juego, ni tampoco la de dar la razón a una parte u otra. Deberá acompañar y guiar a la familia, aportando luz y entendimiento entre las partes en este proceso vital para el mantenimiento del proyecto empresarial y familiar.

• Mentalidad de grupo y Flexibilidad: 

Para llevar a cabo este proceso es necesaria la creación de un clima de diálogo y de colaboración, de trabajo propio, de reflexión y de escucha. Situaciones que pueden pasarse por alto en el día a día, pero que en este tipo de procesos pueden ser la llave para la lograr una mentalidad de grupo y trabajar todos en el mismo barco, aceptando los diferentes puntos de vista, que como sabemos vamos a encontrar, y que bien gestionados servirán como motor para el crecimiento constante.

• Documento Vivo: 

El dinamismo y la adaptación de las normas acordadas en el Protocolo Familiar es uno de los caracteres principales que le permiten desplegar todo su potencial. Las continuas revisiones, adaptaciones y debates grupales serán esenciales para que no pierda su esencia con el paso del tiempo y siga aportando valor y manteniendo su vigencia como regulador de las relaciones entre familia y empresa a lo largo de los años.

Como sabemos sobradamente, no sobrevive el más inteligente sino el que mejor se adapta a los cambios, por lo que debemos tener esta idea en mente y no olvidar nuestro protocolo en un cajón, pues por muy bien realizado que esté, llegará un punto en que las dinámicas de la realidad lo superarán. Adaptación y flexibilidad.

👉 Fases del Protocolo Familiar

• ¿Cuándo hacer un documento de compromiso familiar? ¿Cuál es el momento más indicado?

La anterior se trata de una de las preguntas más reiteradas y cuya respuesta difiere mucho según la familia y su empresa. Como hemos visto, el mejor momento para hacer un Protocolo Familiar será cuando nos encontremos en una época donde las relaciones entre las partes no se encuentren en una situación delicada debido a un conflicto, cuando todas las partes puedan adquirir un compromiso con el proceso y las condiciones como la carga de trabajo o el estrés no supongan un impedimento importante.

Realmente el mejor momento para establecer este tipo de procesos es cuanto antes, ya que son asuntos que vamos dejando para el futuro y cuanto antes nos pongamos a dialogar sobre ellos mejor para aportar seguridad y certidumbre tanto a la empresa en su conjunto como a cada uno de los miembros. 

Sin duda, es mejor ser previsores en este aspecto, y así evitar hacer frente a problemas más adelante cuando la conflictividad o los problemas de la empresa puedan llevar a tomar decisiones precipitadas.

El proceso de elaboración del Protocolo Familiar comprende una serie de distintas fases orientadas a fines específicos, y a pesar de existir infinidad de formas de llevarlo a cabo (recordemos que en este ámbito no existen las recetas mágicas), expondremos a continuación una de ellas que, a nuestro criterio, ilustra claramente las principales fases que comprende el Protocolo Familiar.

 🔄 Fases del Protocolo Familiar  🔄 

1. Fase introductoria:

En esta primera fase lo que se pretende es la introducción a todos los involucrados del proceso que pretende iniciarse. Ello muchas veces implica concienciar sobre la necesidad de institucionalizar las relaciones entre la familia y la empresa, y empezar a sentar las bases de un programa estratégico familiar.

Muchas veces la iniciativa de realizar un proceso de este tipo la ha tenido solo uno o algunos de los familiares, que han sido quienes se animaron a consultar profesionales sobre el tema. Por ello, en esta etapa el Consultor de Empresas Familiares debe presentar al resto de la familia de qué se trata todo esto, procurando dar respuesta a todas las dudas e inseguridades, pues el temor a lo desconocido que la intervención de un profesional pueda suscitar en algunos familiares es un riesgo que debe ser zanjado desde el inicio y mostrar una plena transparencia a la familia.

Al concluir esta fase, todos los familiares y demás interesados que participaran activamente deben tener claro:

De qué trata el proceso

Cuáles son los objetivos

Qué se espera de los implicados

Generalmente esto se lleva a cabo con una o más reuniones grupales, con la asistencia de todos los involucrados, donde el Consultor de Empresa Familiar y su equipo hacen una exposición del tema, generando luego un espacio de diálogo, consultas e intercambios. A la reunión grupal se le pueden sumar en esta fase también otras reuniones con grupos o personas específicas, en caso de ser necesario.

2. Diagnóstico de la Empresa Familiar:

Antes que cualquier otra cosa, es necesario conocer la situación actual de la familia y su empresa con relación a algunos aspectos fundamentales que jugarán un papel importante en el desarrollo del proceso.

Para ello se comienza con una ronda de reuniones individuales donde deben primar la confidencialidad y la honestidad, que a su vez pueden ser precedidas o seguidas de cuestionarios para que los participantes respondan en forma individual y confidencial.

Las reuniones individuales permiten al Consultor a conocer más a fondo a los familiares y su empresa, conocer sus opiniones, inquietudes, expectativas y percepciones, logrando a su conclusión una visión más detallada y completa de la familia y la relación tanto con sus integrantes como con la empresa familiar.

Esta fase de diagnóstico también requiere de la familia empresaria cierta información, como el genograma familia, datos personales (edad, formación, actividad profesional, entre otras), estructuras jurídicas y participaciones accionarias, organigramas de funciones y responsabilidades y órganos de gobierno.

La suma de dicha información con la recabada en las reuniones individuales va a permitir al Consultor entender la situación actual, la realidad de las relaciones familia-empresa, su problemática actual, y los desafíos que deben enfrentar a corto y medio plazo.

Con todo ello se elabora un informe que recoge las conclusiones y recomendaciones en forma de un plan de acción para proseguir con el proceso del Protocolo Familiar.

3. Consenso de Continuidad:

Cuando de las dos etapas anteriores se puede concluir que existe voluntad de la familia de seguir adelante con el proceso, entonces llega el momento de que los participantes manifiesten y asuman el compromiso de dar continuidad al proyecto familiar-empresarial, implicándose cada uno en la forma y medida que le corresponda.

En esta tercera fase se convoca a una reunión general en la que la familia comienza conversando y consensuando sobre las razones para ser y continuar siendo una empresa familiar, el tipo de empresa que desean ser, qué pueden esperar de la empresa familiar e incluso en qué circunstancias dejarían de ser empresa familiar, todo ello con la guía del Consultor, que en todo momento encamina el diálogo hacia los puntos que deben ser cubiertos, procurando que las discusiones sean ordenadas y fructíferas.

La fase de Consenso de Continuidad culmina con la firma de un documento, de valor puramente simbólico, que recoge en su redacción los puntos consensuados referidos en el párrafo anterior y el compromiso de llevar adelante unidos este proceso.

4. Consenso Normativo:

Esta fase es una de las más intensas del proceso, pues es aquí donde se desarrollan y consensuan las reglas o pactos sobre el gobierno y dirección de la empresa y la familia, sobre el acceso y salida de los miembros de la familia a la empresa, sobre la propiedad de la empresa, sobre las relaciones económicas entre la empresa y la familia, y sobre la forma de resolver los conflictos en la familia y la empresa, entre otros.

Para llegar a consensuar las normas, primero se suelen dar sesiones formativas sobre los temas, de manera que todos los participantes sepan las implicancias de los temas sobre los que se están abordando y que se pretenden dar solución. Posteriormente se comienza con las reuniones individuales y generales, las que serán estratégicamente ordenadas por el Consultor.

A medida que se va ganando consenso sobre las normas, estas se van a ir incorporando por escrito a un registro de acuerdos, que será la materia prima con la que se puede proseguir a la siguiente fase.

5. Redacción y firma:

Alcanzados los acuerdos sobre los puntos que el Consultor juzgó necesarios, se procede a la redacción del Protocolo Familiar, a lo cual dedicaremos el siguiente punto en el que daremos algunas recomendaciones.

En esta fase del proceso, puede ser útil generar una reunión general donde también participen otros profesionales (tanto gerentes de la empresa, como profesionales del sector jurídico y tributario) para que todos den una última ronda de comentarios y su visto bueno final, tras lo cual se fija una fecha para la firma del Protocolo Familiar.

6. Ejecución y elaboración de los Instrumentos de Desarrollo:

Una vez firmado el Protocolo Familiar comienza la última fase, que además de la puesta en marcha de todas las normas previstas en él, consiste en la elaboración y adaptación de los llamados Instrumentos de Desarrollo.

Para ello se ponen en marcha de órganos de gobierno, se implantan las normas de buen gobierno en la empresa, y se establecen prácticas orientadas a mayor profesionalización. 

A la vez, se lleva a cabo la adaptación jurídica de estatutos sociales, celebración de pactos de accionistas, adopción de capitulaciones matrimoniales, y la realización de testamentos, entre otras medidas que buscan la puesta en marcha del Protocolo Familiar, a la vez que procuran la mayor eficacia posible.

👉 ¿Cómo hacer un Protocolo Familiar?: Contenido esencial que debemos tener en cuenta.

La elaboración de un Protocolo Familiar es un proceso que culmina con la firma por parte de la familia de uno o varios documentos que buscan reflejar las pautas a seguir en las relaciones de la familia con la empresa y viceversa; 

En este documento se definen principios, compromisos, derechos y deberes, constituyendo una guía u hoja de ruta sobre el futuro de la empresa para mantenerla en manos de la familia.

Para saber cómo redactar un Protocolo Familiar hay que entender que el contenido de un Protocolo Familiar se ve condicionado a lo que cada familia acuerde, por lo que no hay en este sentido un contenido “forzoso” o necesario. 

No obstante, resulta orientativo conocer la estructura y los contenidos de un Protocolo Familiar a los que las familias empresarias recurren habitualmente cuando acometen la labor de elaborar y adoptar uno.

En cuanto al tipo de pactos o normas que el Protocolo Familiar puede incluir se encuentran:

• Normas que afectan a la propiedad de la empresa: aquellas políticas que regirán el acceso al capital social, la política de dividendos y el régimen de transmisión de participaciones.

• Normas que afectan a la administración y a la dirección de la empresa: Normas de funcionamiento del Consejo de Administración, Comité de Dirección o Consejo Asesor, directrices para la realización de nuevas inversiones o aspectos relacionados con la Dirección de la empresa.

• Normas que regirán los aspectos familiares: Establecimiento de, por ejemplo, normas para garantizar la seguridad económica de los fundadores de la empresa y de los miembros de la primera generación. La Regulación de los criterios para la incorporación a la empresa de miembros de la familia y planes de formación. Además, puede introducirse el deseo de los miembros de la familia de adoptar un determinado régimen económico matrimonial. Igualmente, pueden establecerse actividades para promover las relaciones familiares extra empresariales.

• Normas para asegurar el cumplimiento efectivo de lo establecido en el Protocolo: Establecimiento de cláusulas indemnizatorias para aquellos que incumplan las normas de obligada observancia y, quizás más importante, la regulación de un procedimiento de resolución de conflictos, como ya hemos comentado en otros apartados.

¿Qué asuntos podemos regular en un Protocolo Familiar para que sea eficaz?

En cuanto al contenido de los pactos o normas del Protocolo Familiar se encuentran:

Relevo generacional: normas o pactos orientados a programar o ejecutar el relevo generacional. La participación de los sucesores cumple un papel fundamental en la construcción de la generación futura, así como en el refuerzo de los conocimientos de estos acerca del proyecto empresarial, y fomenta el desarrollo de habilidades y capacidades.

Sucesión en la Gestión y el Liderazgo: dentro de la política de sucesión de la empresa familiar se suelen dar respuestas a preguntas claves tales como: 

• ¿Cuál es el modelo de gestión que se quiere tener?; 
• ¿Puede o no ser dirigida la empresa por un no familiar?; 
• ¿En qué momento habrá de producirse el relevo en la dirección general?; 
• ¿Cuáles serán los criterios que habrán de cumplirse por el candidato a sucesor?; 
• ¿Qué miembros de la familia podrán ser candidatos?; 
• ¿Qué órgano será el encargado de tomar la decisión?

Acceso al trabajo en la Empresa Familiar: El trabajo de los miembros de la familia en la empresa es una de las cuestiones que más conflictos plantea en las empresas familiares, por lo que es habitual (y sin duda conveniente) que el Protocolo Familiar recoja todas las cuestiones que permitan en un futuro solventar todas las disputas que puedan surgir en relación con el trabajo de los familiares en la empresa. Conviene establecer una cláusula que se refiera de forma específica a los criterios que habrán de regir dicha incorporación.

Órganos de Gobierno: Aspecto clave la regulación de órganos tanto de gobierno de la empresa como de la familia, el Protocolo Familiar suele incluir cláusulas que regulan el comportamiento de estos órganos o incluso los crea cuando antes no existían. 

El Protocolo Familiar puede promover también la profesionalización de los órganos de gobierno y gestión de la empresa por medio de cláusulas que establezcan el funcionamiento de estos, las mayorías necesarias para la adopción de acuerdos y cuestiones similares.

Retribución y Liquidez: es recomendable que la retribución se configure en base a una política y procedimientos prefijados, con ello se pueden evitar futuros conflictos. Además, una política de dividendos adecuada y bien definida permitirá evitar posibles conflictos en relación con aquellos familiares propietarios que además trabajen en la empresa. Asimismo, conviene establecer un plan de liquidez de las acciones y participaciones en la empresa familiar y unos derechos de separación de los socios.

Transmisión de Participaciones: Por el marcado carácter personalista de las empresas familiares, se suele evitar la entrada de terceros para garantizar el principio de mantenimiento de la propiedad en manos de la familia. Para ello, es recomendable el establecimiento en el Protocolo Familiar de cláusulas limitativas de la transmisión, siempre que la Familia quiera limitar esta entrada de terceros.

👉 –El Protocolo Familiar en las empresas españolas: Ejemplos reales de casos de éxito.

En España tenemos la suerte de contar con Empresas Familiares con gran éxito y una larguísima tradición que pueden servirnos como excelentes modelos a seguir.

Muchas de estas empresas cuentan un denominador común, una herramienta a la que consideran como el verdadero pegamento que mantiene unidos a centenares de familiares «El Protocolo Familiar «.

Entre algunos de los ejemplos reales más claros, que pueden servirnos como modelo a seguir, encontramos algunas empresas tan conocidas como Mercadona o la empresa Codorniú.

Esta última, es una empresa catalana fundada en el año 1551, que hoy en día logra mantener una base sólida aglutinando a más de 400 familiares, de los que 213 son accionistas de la empresa. Ellos mismos atribuyen gran parte del éxito en el Protocolo Familiar cuya primera versión firmaron en el año 1999, y que aún hoy sirve como constitución en la familia.

En el Protocolo Familiar de la empresa Codorniú podemos encontrar recogidos todos los términos que hemos ido detallando en esta guía, incluso agregando otros que por insignificantes que puedan parecer, si no se regulan adecuadamente, pueden dar lugar a duros conflictos, tanto en grandes como en pequeñas empresas. Un ejemplo de ello es la regulación del uso de los bienes de los que dispone la Familia (vehículos, pisos, casas de verano y demás).

Además de haber alcanzado niveles muy satisfactorios de comunicación y gestión de conflictos (cuentan incluso con un buzón de quejas específico para los familiares), dan mucha relevancia a la evaluación continua del proyecto familiar-empresarial, y organizan algo que es un orgullo para ellos: 

La realización de actividades grupales anualmente y fiestas cada cinco años con todos los miembros de la familia.

Reuniones que cuentan con talleres, conferencias para incentivar el sentido de pertenencia y motivar el espíritu emprendedor de los familiares y generar a las nuevas generaciones el deseo de involucrarse.

Todos estos detalles, hacen que esta Empresa Familiar siga después de tantos años a la delantera en su sector y lo más importante, que todos los integrantes sientan un orgullo de pertenecer a la Empresa Familiar, digno de admirar. 

👉 ¿Cómo actuar cuando hay conflictos en la Empresa Familiar? 

La gestión adecuada de conflictos en la empresa familiar, como comentamos en otras partes de este artículo, es esencial para aportar soluciones integrales y acompañar a las familias en situaciones conflictivas. Por ello, resulta clave establecer sistemas de resolución de conflictos bien armados en el Protocolo Familiar para conocer cómo debemos proceder en estos casos.

En la empresa familiar se generan multitud de problemas, al enlazarse factores como los emocionales y los empresariales, que pueden poner en jaque a cualquier empresa si no es capaz de gestionar los problemas entre personas de una forma eficaz, previsora y ordenada.

Empresas como Eulen, la galletera Gullón, la sociedad del conocido estilista Llongueras, o grandes marcas multinacionales como l’Oreal o Fiat, han protagonizado auténticos enfrentamientos que han estado a punto de enterrar sus respectivos proyectos empresariales.

Incidir en la importancia de una comunicación efectiva, un análisis integral de los conflictos que afectan a las empresas familiares en su desarrollo y la intervención profesional de un mediador familiar en casos de conflicto ayudará mucho a suavizar la situación y lograr soluciones pactadas, antes de acudir a vías como la decisión judicial. 

¿Quieres conocer el rol de un mediador familiar? ¡Te recomendamos este breve post sobre cómo te puede ayudar un mediador familiar!

Por ello, resulta recomendable introducir cláusulas escalonadas, que apuesten en primer lugar por acuerdos negociados entre las partes, y si no fuera posible, contar con la asistencia de profesionales como los mediadores que ayuden a las partes a alcanzar un consenso.

En caso de que no fuera posible una solución pactada, el siguiente escalón establecido en el Protocolo Familiar sería el de acudir a un sistema de arbitraje. En este punto, uno o varios árbitros especializados en la materia del conflicto tomarán una decisión motivada sobre el asunto, que permitirá poner fin al conflicto sin acudir a la vía judicial y verse sometidos a las consecuencias tan negativas y que son de sobra conocidas por todos en términos de relación entre las partes, coste económico, emocional, de tiempo…

Con estos sistemas de resolución de conflictos insertos en los protocolos familiares, se apuesta por el diálogo, por la cooperación y se intenta evitar en todo momento la judicialización de este tipo de problemas que ponen en jaque tanto la familia como la empresa.

¿Conocías este tipo de cláusulas escalonadas? ¿Te gustaría una cláusula para que puedas introducirla en tus documentos?

• NEGOCIACIÓN ENTRE LAS PARTES
• AYUDA DE EXPERTOS EN MEDIACIÓN
• DECISIÓN DE ÁRBITROS EXPERTOS EN LA MATERIA.

👉 Protocolo Familiar y Sucesión en la Empresa Familiar ¿Qué papel juega en la sucesión?

Como se ha mencionado, el objetivo de una Empresa Familiar es la continuidad generacional, y el Protocolo Familiar debe estar al servicio de tal objetivo. Para que la empresa continúe con la siguiente generación es necesario que se planifiquen correctamente diferentes aspectos de la sucesión. El famosos Relevo Generacional que pone en jaque a gran cantidad de empresas que no gestionan bien este proceso.

Si quieres conocer el tema con más detalle, echa un vistazo a esta breve GUÍA que podrás descargar desde el enlace:

👉 Relevo generacional en la Empresa Familiar: ¡Guía con los 10 pasos al éxito!

La planificación de la sucesión es un proceso que puede ser enmarcado en el propio de la elaboración de un Protocolo Familiar, pues para que un plan de sucesión tenga alguna garantía de éxito, siendo un proceso tan delicado y complejo, es necesario que la familia empresaria dedique una especial atención a las dinámicas de comunicación, organización y relación entre la familia y la empresa, para todo lo cual el proceso de elaboración del Protocolo Familiar es muy propicio.

La sucesión se tiene que dar en tres grandes ámbitos: 

La propiedad, la gestión y el gobierno.

En el Protocolo Familiar estos están bien cubiertos, por lo que es necesario que este se alinee con el plan de sucesión. Si bien, es posible hacer un plan de sucesión sin hacer un Protocolo Familiar, no es recomendable hacer un Protocolo Familiar sin planificar la sucesión, puesto que las cuestiones relativas a la continuación de la empresa con la siguiente generación son vitales para un Protocolo Familiar exitoso.

El proceso de Protocolo Familiar crea un espacio idóneo para que el desarrollo de diálogos, la exposición de expectativas y los intercambios de ideas necesarios para realizar un buen plan de sucesión.

Respecto a la sucesión, el Protocolo Familiar en su proceso de elaboración puede dar respuesta a interrogantes como los que se presentan a continuación, entre otros muchos:

– ¿Desean los hijos continuar con la empresa familiar? 

– ¿Todos deberían participar en igual proporción en su propiedad y en la toma de decisiones? 

– ¿Existe un potencial líder en la familia? 

– ¿Se hará transmisión en vida de las acciones y bienes o se hará por testamento? 

– ¿Está garantizada la estabilidad económica y liquidez del actual líder cuando se jubile?

Para que tanto el plan de sucesión como el Protocolo Familiar cumplan sus objetivos, es fundamental que en sus procesos se involucren y participen activamente todos los interesados y afectados (sucedidos, sucesores, accionistas actuales y potenciales). 

Solo si todos ellos tienen la oportunidad de intervenir y exponer sus expectativas, intereses, temores, inquietudes y puntos de vista, será posible que se produzca el compromiso necesario para la continuidad de la empresa con las siguientes generaciones. 

De esta forma podremos reflejar con una clara y sencilla redacción los consensos alcanzados, sin la necesidad de utilizar una terminología jurídica compleja.

Protocolo Familiar y sucesión son entonces, dos procesos íntimamente relacionados y que pueden beneficiarse mutuamente, en particular si la planificación de la sucesión se incorpora como una etapa más del proceso de elaboración del Protocolo Familiar.

👉 Eficacia jurídica del Protocolo Familiar: ¿Qué validez tienen los acuerdos recogidos?.

Una de las preguntas clave sobre los protocolos es si tienen peso suficiente para hacer cumplir las disposiciones que recoge aún contra la voluntad de aquellos familiares que, habiendo firmado, desean actuar en su contra.

Es un tema que ha generado mucha controversia, pero la tendencia es que cada vez tenga mayor peso el compromiso que alcanzan las partes en este documento, alcanzando mayores grados de eficacia.

¿A quién obliga el protocolo?” o “¿Qué validez tiene lo que se ha firmado?”

Sabemos la importancia que tiene para las Familias hacer que esos compromisos se cumplan y en caso contrario, que existan consecuencias para los miembros que se han saltado ese compromiso. Por ello, daremos respuesta a este tipo de dudas, advirtiendo también la importancia de contar con especialistas que sepan adecuar los compromisos para garantizar su eficacia.

Es necesario tener especial cuidado con la redacción de algunas de las cláusulas inmersas en gran parte de los protocolos familiares ya que, si no tenemos en cuenta el aspecto jurídico, podemos caer en la nulidad de la cláusula e incluso del Protocolo Familiar íntegramente.

Por diferentes disposiciones legales no es posible dotar de eficacia jurídica a todas las cláusulas del Protocolo Familiar en el mismo documento, por ello se recurre a la creación de distintos documentos donde se pueda tratar específicamente la eficacia jurídica de un aspecto concreto. De esta manera, se recurre entre otras opciones, a la creación de acuerdos parasociales, la creación de testamentos y/o la modificación de estatutos sociales.

Por ejemplo, las limitaciones a la transmisión de participaciones y derechos de preferencia irán en un acuerdo parasocial. 

Si se opta por la sucesión mortis causa, la designación de quienes serán los beneficiarios y de qué bienes o proporción de las participaciones, se hará en un testamento conforme a derecho.

Si se pacta una determinada estructura de los órganos de la empresa como la Junta de Accionistas, el Consejo de Administración o el Comité de Dirección, en cuestiones como mayorías para adoptar decisiones, retribución de los puestos, o funciones de cada órgano, se deberá plasmar en los estatutos de cada sociedad familiar, a través de la modificación de dichos estatutos.

De esta manera, es que se logra dotar de eficacia jurídica a las distintas disposiciones del Protocolo Familiar, es decir, la posibilidad de ejecutarlas en vía arbitral o judicial. Esta posibilidad le da fortaleza al protocolo y procura la máxima protección de los intereses de la familia y la empresa, pues son los propios familiares los que acordaron a qué se obligarían para mantener sanas las relaciones familiares y las relaciones familia-empresa.

Si el deseo del grupo familiar es que los pactos alcanzados por la familia y que recoge el protocolo, puedan obligar a la sociedad y ser oponibles también frente a terceros, debemos plasmarlos y adecuarlos en otros instrumentos, además del propio Protocolo Familiar ya que, en caso contrario, dichos pactos a los que ha llegado la familia únicamente tendrán la eficacia legal reducida y que se limita sólo a los que han procedido a su firma.

Otra medida muy usual en los Protocolos Familiares y con carácter coercitivo para obligar a los familiares a respetar los pactos alcanzados en Protocolo Familiar, es la estipulación de un régimen sancionador en caso de incumplimiento.

En este régimen sancionador se prevé, entre otros aspectos, un procedimiento sancionador, cuándo éste entrará en juego, el grado de las infracciones y sus respectivas sanciones. En cuanto a las sanciones podemos encontrar desde una multa, pasando por la pérdida de beneficios, hasta la obligación al familiar infractor de proceder a la venta de sus participaciones a la familia.

Algo que siempre repetimos y que debe quedar marcado en las Familias Empresarias que se someten a este tipo de proceso, es que la principal característica del “Protocolo Familiar”, y la verdadera razón en la que difiere de un pacto de socios es el deseo de continuidad del proyecto familiar y empresarial común donde los valores familiares como el respeto, el amor y la armonía, mucho más que el plano jurídico que hemos expuesto en este apartado.

De ahí la importancia del proceso cooperativo para lograr un acuerdo en el que los intereses de todas las partes puedan verse satisfechos y se adquieran estos compromisos que recoge el Protocolo Familiar por todas las partes firmantes con orgullo, honestidad y como algo esencial para la continuidad del proyecto.

En el caso de España, contamos actualmente con un pronunciamiento de la Dirección General Registro y Notariado, que nos aportó mayor certeza sobre la eficacia jurídica de los Protocolos Familiares. En este pronunciamiento se reconoce su eficacia al permitir imponer su cumplimiento a todos los socios que sean a su vez firmantes del pacto familiar. 

De esta manera, se consigue asociar al incumplimiento del protocolo, no sólo las consecuencias contractuales que prevé el protocolo, tales como las cláusulas penales que juegan un papel importante, sino también las consecuencias que tendría un incumplimiento voluntario de prestaciones accesorias establecidas, como podría ser la exclusión del socio incumplidor. 

Por ello, si uno de los socios no respeta el Protocolo Familiar podría llegar a ser excluido legalmente de la sociedad, si el cumplimiento de este se ha establecido en los estatutos en forma de prestación accesoria.

RESUMEN DE LA EFICACIA JURÍDICA:

Aunque se trata de un tema un poco más complejo, como idea principal nos debemos quedar con que sí podemos lograr una eficacia jurídica de los compromisos alcanzados en el Protocolo Familiar, si contamos con el asesoramiento necesario y la implicación de los familiares.

👉 ¿Qué debo buscar en un consultor de Empresa Familiar? Habilidades y recomendaciones.

Desde nuestro punto de vista, es adecuado contar con un equipo multidisciplinar o al menos a un profesional especializado en Empresa Familiar que tenga colaboradores expertos en las diferentes áreas que atañen a la Empresa Familiar, que como sabemos, son varias: Derecho, Psicología, Mediación de conflictos, Fiscalidad, Empresa…etc.

Otra recomendación para encontrar al profesional idóneo será la de buscar valoraciones en diferentes portales web y recomendaciones de clientes previos con las que puedas hacerte una idea de la forma en que trabaja el profesional.

Busca información sobre la especialización de los profesionales a los que te gustaría contratar, su formación, sus publicaciones, y si lo crees conveniente, puedes concertar una cita para valorar si puedes tener sintonía con él y podéis emprender esta colaboración juntos.

¿Con qué habilidades debe contar un consultor de Empresa Familiar?

• Creatividad: Un profesional creativo que sepa cambiar las dinámicas y tradiciones que no son efectivas y no se adaptan a la realidad que la Empresa Familiar necesita en el presente. Un profesional capaz de generar sinergias, procesos y nuevas formas de actuación que logren la excelencia, habilidades para hacer ver a los integrantes de la Familia SOLUCIONES, donde los familiares ven problemas imposibles de afrontar.

• Imparcialidad: Aspecto clave que tiene que salvaguardar siempre el profesional, ya que su principal cometido será el de poner el interés grupal siempre en el centro sin tener ningún interés en que una persona u otra salgan beneficiados o perjudicados tras el proceso de Protocolo Familiar. Muy ligado con principios como el de Honestidad e Integridad que son esenciales tanto en el Consultor de Empresa Familiar como en el resto de profesionales, pero que en este campo adquiere una mayor relevancia.

• Cercanía: La cercanía resulta esencial sobre todo en las primeras fases con la familia. Las habilidades interpersonales sólidas facilitarán mucho el proceso y mostrarán al profesional como alguien al que pueden acudir y que siempre estará dispuesto a ayudar sin importar si se trata del fundador o del menor de la familia.

• Habilidades de escucha: Muy relacionado con la anterior habilidad y que en la mayoría de las ocasiones suele ser la llave para la resolución de los problemas en la Empresa Familiar, que en gran parte son de comunicación. Cuando las personas se sienten escuchadas y seguras, se crea un ambiente idóneo para la consecución de acuerdos y para lograr el compromiso de ir todos a una.

• Observación: Aparte de la escucha, el consultor de empresa familiar deberá observar todos los detalles por pequeños que parezcan, en las relaciones entre los miembros de la empresa familiar, cómo se comunican entre ellos, las dinámicas que tienen interiorizadas como familia y empresa, o también, la comunicación no verbal de cada miembro nos dará información muy rica y que el consultor de empresa familiar deberá prestar mucha atención.

• Buen comunicador: La capacidad de transmitir principios como profesional juega un papel preponderante en la consecución de los objetivos que persiga la Empresa Familiar. Si el Consultor no logra transmitir y conectar con la empresa familiar, difícilmente lo vean como un profesional idóneo para resolver las cuestiones planteadas y lograr un consenso familiar.

• Gestión de conflictos: Conocer cómo afrontar algo tan usual como son los conflictos en todas las facetas de la vida y más aún, en la empresa familiar, será imprescindible para lograr un proceso óptimo que ayude a la Familia. Prestar importancia a todas las fases del conflicto, desde la prevención hasta la detección, la resolución o el seguimiento del conflicto debe ser uno de los pilares fundamentales del proceso junto a la capacidad de aportar espacios de comunicación y diálogo para la familia.

• Flexibilidad: Adaptar el proceso a cada familia a cada persona lo máximo posible, sin salirse de los principios profesionales también resulta esencial para facilitar lo máximo posible el proceso a las personas implicadas. Flexibilidad en horarios, en formas de llevar a cabo las reuniones, en hacer uso de las nuevas tecnologías, entre otras, ayudará mucho al devenir del proceso que tendrá que escapar de la rigidez y el encasillamiento si se quiere obtener éxito en un campo tan único como es la Empresa Familiar.

• Empatía: El consultor de empresa familiar además de generar empatía entre los miembros de la familia, debe ser capaz de comprender los intereses de todos y cada uno de los implicados en el proceso, logrando ponerse en su situación y ver con sus ojos el panorama que plantea desde su punto de vista en la Empresa Familiar. Se torna como un requisito esencial para unificar intereses y lograr que todos se sientan integrados e importantes en el proyecto familiar y empresarial.

• Asertividad: Otra de las habilidades básicas que se centra en la capacidad de transmitir las ideas o pensamientos a los demás con firmeza, tratando de que la otra parte no se lo tome como una ofensa, sin herir los sentimientos de las partes, ni menospreciar su valía. Algo básico para tratar temas delicados en la Empresa Familiar, sentar las bases del proceso y realizar críticas con el único fin de aportar constructivamente.

• Paciencia: Una de las habilidades más importante y que más cuesta poner en práctica. El consultor de Empresa Familiar deberá adecuarse al ritmo de la Empresa Familiar, ya que se tratan temas complicados que merecen una reflexión profunda y las decisiones son de gran calado. Por ello, el experto en Empresa Familiar no tratará de imponer sus tiempos y deberá dejar el espacio requerido y adaptarse a la familia que se encuentra realizando el proceso.

¿Se te ocurre alguna más? ¿Cuál crees que es la más necesaria según tu perspectiva?

👉 ¿Cuánto cuesta un proceso de Protocolo Familiar?: Honorarios aproximados

Como hemos desarrollado previamente, la importancia real del protocolo reside en el proceso de realización, por lo que conformar un documento siguiendo un modelo que puedas encontrar de internet, no es para nada recomendable si quieres obtener las ventajas que hemos comentado a lo largo del documento y prevenir futuros conflictos que tarde o temprano surgirán en el seno de la Empresa Familiar.

En este aspecto, desde nuestro punto de vista resulta de vital importancia contar con la ayuda de profesionales especializados en la materia. Se trata de una inversión necesaria contar con profesionales reputados expertos en consultoría de empresa familiar, ya que están en juego aspectos clave como la sucesión, la entrada de nuevos familiares o la transmisión de participaciones, en resumidas cuentas, dejar claras las reglas del juego y anticiparse de la mejor forma a las situaciones conflictivas inherentes a la Empresa Familiar.

Para conocer una estimación acerca de los honorarios para la realización de un Protocolo Familiar, debemos advertir que los precios para este tipo de procesos difieren mucho en el mercado, pues los profesionales y equipos especializados tasan sus honorarios en una horquilla muy amplia, encontrando procesos completos desde los 5.000 € hasta los 24.000 €, dependiendo de muchos factores como los que citamos a continuación:

• Número de profesionales que intervienen (equipo de expertos o consultor único)
• Profesionales colaboradores intervinientes.
• Número de partes involucradas en el proceso.
• Complejidad del asunto: Existencia de conflictos latentes en el seno familiar…etc.

Cada Consultor de Empresas Familiares fija sus honorarios de forma distinta, por ejemplo, algunos marcan sus honorarios teniendo en cuenta el resultado total de horas empleadas, otros se basan en información sobre el tamaño de la empresa familiar, número de empleados, nivel de facturación, notoriedad marca, etc.

El valor es siempre relativo, ya que cada Empresa Familiar y cada caso planteado es un mundo distinto. El precio podrá ser negociado libremente entre la familia y el Consultor, tanto en el presupuesto fijado, como en las condiciones de pago, siendo una recomendación la utilización de hojas de encargo y documentos similares, para aportar seguridad tanto a los clientes como a los profesionales de que la colaboración va a regirse por los términos que han pactado.

👉 ¿Tu empresa necesita un Protocolo Familiar? ¡Compruébalo con este TEST y consulta el diagnóstico de tu Empresa Familiar!

El Protocolo Familiar es solo una de las herramientas que existen y de las que una Empresa Familiar se puede valer para prevenir y solucionar problemas, mejorar sus relaciones familia-empresa, y generar marcos de comunicación.

En el caso de este proceso de Protocolo Familiar, el Consultor debe evaluar la situación actual de la familia y su empresa a través de herramientas de diagnóstico, que le permitan concluir si estas necesitan y están en condiciones de embarcarse en un proceso de elaboración de un Protocolo Familiar.

Para arrojar mayor luz en este asunto, hemos condensado algunas de estas herramientas de diagnóstico y evaluación en un cuestionario que al ser completado arroja una conclusión sobre si tu empresa necesita un Protocolo Familiar.

¿Quieres saber si tu empresa necesita un Protocolo Familiar? ¡Compruébalo con este Test!

👉👉 Conclusiones Finales

Después de este estudio sobre el Protocolo Familiar en el que hemos podido ver las claves de esta herramienta y contar con recursos de interés, para finalizar vamos a dejar una serie de conclusiones con las que nos gustaría que os quedaseis.

• La verdad importancia del Protocolo Familiar reside en el proceso de comunicación familiar por el cual, una familia empresaria consensúa las normas que han de regir las relaciones entre la empresa, su propiedad y la familia, siendo el documento sólo la materialización de los acuerdos alcanzados en el proceso.

• La implicación de todos los miembros de la Familia Empresaria en el citado proceso resulta clave para que el Protocolo Familiar se convierta en un documento vivo, un proyecto familiar con el que cada uno se sienta identificado y comprometido a llevar adelante, un documento fiable y duradero que acompañe a la familia y su empresa, y que evolucione con ellas.

• El proceso de elaboración del Protocolo Familiar sirve para cubrir aspectos de las relaciones patrimoniales y familiares que puedan generar conflictos en un futuro. Su desarrollo permite a la familia explorar cuáles son las mejores soluciones para cada uno de dichos aspectos y generar un consenso de continuidad que supere cualquier eventual problema.

• Al encontrarse la relevancia en el proceso, es deseable que este sea llevado por un equipo de profesionales que ayuden a la Familia en este proyecto que se centra en asegurar la continuidad de la empresa con las siguientes generaciones. Consultores de Empresas familiares que aporten seguridad, conocimiento y experiencia para abordar un proceso tan importante como es el de ELABORAR UN PROTOCOLO FAMILIAR EXITOSO.

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Sin más, nos despedimos agradeciendo mucho vuestra lectura y participación.

Nos encantaría ver vuestros comentarios, propuestas y cualquier pregunta que queráis compartir con nosotros.

¡Estaremos encantados de poder ayudaros en cualquier duda que tengáis!

Un saludo afectuoso y hasta la próxima. 👋👋👋